Gerenciamento de projetos pode ser assustador. Seja planejando seu casamento, desenvolvendo um novo site ou construindo a casa dos seus sonhos à beira-mar, você precisa empregar técnicas de gerenciamento de projetos para ajudá-lo a ter sucesso.

Vou resumir as 7 melhores práticas no cerne do bom gerenciamento de projetos, que podem ajudá-lo a alcançar o sucesso do projeto.

Defina o escopo e os objetivos

Em primeiro lugar, entenda os objetivos do projeto. Suponha que seu chefe lhe peça para organizar uma campanha de doação de sangue. O objetivo é conseguir o máximo de sangue doado possível? Ou é para elevar o perfil da empresa local? Decidir os objetivos reais o ajudará a planejar o projeto.

O escopo define os limites do projeto. A organização do transporte para levar o pessoal ao banco de sangue está dentro do escopo? Ou o pessoal deve seguir seu próprio caminho até lá? Decidir o que está dentro ou fora do escopo determinará a quantidade de trabalho que precisa ser executada.

Compreenda quem são as partes interessadas, o que esperam que seja entregue e obtenha o seu apoio. Depois de definir o escopo e os objetivos, faça com que as partes interessadas os revisem e concordem com eles o gerenciamento de projetos.

Defina os resultados

Você deve definir o que será entregue pelo projeto. Se o seu projeto for uma campanha publicitária para uma nova barra de chocolate, um produto pode ser a arte de um anúncio. Portanto, decida quais coisas tangíveis serão entregues e documente-as com detalhes suficientes para permitir que outra pessoa as produza de maneira correta e eficaz.

As principais partes interessadas devem revisar a definição das entregas e concordar que elas refletem com precisão o gerenciamento de projetos que deve ser entregue.

Planejamento de projeto

O planejamento requer que o gerente de projeto decida quais pessoas, recursos e orçamento são necessários para concluir o projeto.

Você deve definir quais atividades são necessárias para produzir as entregas usando técnicas como Estruturas Analíticas do Trabalho. Você deve estimar o tempo e esforço necessários para cada atividade, as dependências entre as atividades e decidir um cronograma realista para concluí-las. Envolva a equipe do projeto na estimativa de quanto tempo as atividades levarão. Defina marcos que indicam datas críticas durante o projeto. Escreva isso no plano do projeto. Faça com que as principais partes interessadas revisem e concordem com o plano.

Comunicação

Os planos do projeto são inúteis a menos que tenham sido comunicados de forma eficaz à equipe do projeto. Cada membro da equipe precisa conhecer suas responsabilidades. Certa vez, trabalhei em um projeto em que o gerente ficava em seu escritório cercado por enormes cronogramas de papel. O problema era que ninguém em sua equipe sabia quais eram as tarefas e marcos porque ele não havia compartilhado o plano com eles. O projeto atingiu todos os tipos de problemas com pessoas realizando atividades que consideravam importantes, em vez de realizar as atividades atribuídas pelo gerente de projeto.

Acompanhar e relatar o progresso do projeto

Assim que seu projeto estiver em andamento, você deve monitorar e comparar o progresso real com o progresso planejado. Você precisará de relatórios de progresso dos membros da equipe do projeto. Deve registrar as variações entre o custo real e planejado, o cronograma e o escopo. Relatar variações ao seu gerente e às principais partes interessadas e tomar ações corretivas se as variações ficarem muito grandes.

Você pode ajustar o plano de várias maneiras para colocar o projeto de volta nos trilhos, mas sempre acabará fazendo malabarismos com custo, escopo e cronograma. Se o gerente de projeto alterar um deles, um ou ambos os outros elementos inevitavelmente precisarão ser alterados. É o malabarismo com esses três elementos – conhecidos como triângulo do projeto – que normalmente causa mais dores de cabeça ao gerente de projeto!

Mudar a gestão

As partes interessadas frequentemente mudam de ideia sobre o que deve ser entregue. Às vezes, o ambiente de negócios muda após o início do projeto, portanto, as suposições feitas no início do projeto podem não ser mais válidas. Isso geralmente significa que o escopo ou os resultados do projeto precisam ser alterados. Se um gerente de projeto aceitasse todas as mudanças no projeto, o projeto inevitavelmente ultrapassaria o orçamento, atrasaria e poderia nunca ser concluído.

Gerenciando as mudanças, o gerente de projeto pode tomar decisões sobre incorporar ou não as mudanças imediatamente ou no futuro, ou rejeitá-las. Isso aumenta as chances de sucesso do projeto porque o gerente de projeto controla como as mudanças são incorporadas, pode alocar recursos de acordo e pode planejar quando e como as mudanças são feitas. Não gerenciar as mudanças de forma eficaz costuma ser o motivo do fracasso dos projetos.

Gerenciamento de riscos

Riscos são eventos que podem afetar adversamente o resultado bem-sucedido do projeto. Já trabalhei em projetos onde os riscos incluíam: pessoal sem habilidades técnicas para realizar o trabalho, hardware não sendo entregue no prazo, sala de controle com risco de inundação e muitos outros. Os riscos variam para cada projeto, mas os principais riscos para um projeto devem ser identificados o mais rápido possível. Devem ser feitos planos para evitar o risco ou, se o risco não puder ser evitado, para mitigar o risco para diminuir seu impacto se ele ocorrer. Isso é conhecido como gerenciamento de risco.

Você não gerencia todos os riscos porque pode haver muitos e nem todos os riscos têm o mesmo impacto. Portanto, identifique todos os riscos, estime a probabilidade de cada risco ocorrer (1 = improvável, 2 = talvez provável, 3 = muito provável). Estime seu impacto no projeto (1 – baixo, 2 – médio, 3 – alto) e, em seguida, multiplique os dois números para obter o fator de risco. Fatores de alto risco indicam os riscos mais graves. Gerencie os dez com os maiores fatores de risco. Reveja constantemente os riscos e procure novos, já que costumam ocorrer a qualquer momento.

Não gerenciar riscos de forma eficaz é um motivo comum para o fracasso dos projetos.

Seguir essas práticas recomendadas não pode garantir um projeto bem-sucedido, mas fornecerá uma chance melhor de sucesso. Desconsiderar essas melhores práticas quase certamente levará ao fracasso do projeto.

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