As organizações utilizam cada vez mais a gestão de projetos como forma de se tornarem mais eficientes e dinâmicas, para atenderem a diferentes demandas de clientes, muitas vezes de forma simultânea. Se por um lado a gestão de projetos pode aumentar a capacidade produtiva de uma empresa, por outro podem surgir alguns gargalos nos fluxos de trabalho, que comprometem os resultados dos projetos.

Para aumentar os níveis de alcance de objetivos no seu negócio, conheça a seguir o conceito de gestão de projetos e veja 4 dicas para torná-la mais eficiente.

O que é gestão de projetos?

Antes, vale lembrar que projeto é um conjunto de atividades (com começo, meio e fim), que são realizadas por vários profissionais, para que haja a conquista de objetivos específicos, como um produto, um serviço, uma melhoria ou outro tipo de resultado. Já a gestão de projetos é a utilização de diversas competências durante todas as etapas de um projeto, do planejamento à avaliação final, para promover a conquista dos resultados almejados pela organização e pelos seus respectivos clientes. Conforme o “Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK)”, a gestão de projetos compreende 10 áreas principais: integração, escopo, custos, qualidade, aquisições, recursos humanos, comunicações, risco, tempo e partes interessadas.

A importância de se definir o escopo corretamente

Um dos grandes pecados de um gerente de projetos é deixar brechas na definição do escopo, que compreende o trabalho que deve ser realizado no projeto, bem como as especificações das atividades e das entregas para os clientes. As consequências desse tipo de falha, muitas vezes, é o surgimento de dúvidas ao longo da execução das atividades, a possibilidade de retrabalhos devido a pedido de correções por parte do cliente, além de desmotivação da equipe por causa das inconsistências e dificuldades para aprovação das entregas. Para evitar que isso ocorra, a gestão de projetos deve estabelecer com detalhes o que entrará e o que ficará de fora das entregas de cada etapa.

Alocação de recursos como requisito para o sucesso

Quando uma prestadora de serviços se compromete com um cliente que realizará determinado projeto, deve ter capacidade produtiva para entregar o que foi combinado. Para a empresa contratada ter eficiência e não perder lucratividade, a área de gestão de projetos deve fazer um dimensionamento correto das necessidades do trabalho, para que a qualidade e os prazos combinados sejam cumpridos. Para tanto, o gerente de projetos deve fazer uma alocação de recursos adequada, por exemplo, de profissionais, de carga horária, de dinheiro, de matéria-prima, etc. Caso haja falta de recursos ao longo da execução do projeto, os prazos de entrega podem ficar comprometidos e, com isso, a imagem da prestadora de serviços pode ser manchada, devido à ineficácia.

A comunicação como facilitadora do trabalho

Uma das principais funções do gerente de projetos é promover um melhor fluxo de trabalho entre os membros da equipe. De modo geral, o gerente é responsável por concentrar as informações de todas as etapas do projeto e por se comunicar com todas as partes envolvidas no conjunto de atividades, inclusive, com os clientes. Por isso, o gerente de projetos tem o dever de evitar incertezas que possam gerar gargalos de produção. Nesse sentido, quando o colaborador sabe a quem se reportar, durante a realização de um projeto, o fluxo de trabalho é mais eficiente e as falhas são menores.

Lições aprendidas para a busca da excelência

Após a execução de um projeto, é muito importante que o gerente converse com a equipe e recolha as lições aprendidas no decorrer da realização das atividades. Esse material pode ser bastante útil para que a organização implante melhorias nos seus processos, bem como para aprimorar a execução de novos projetos, seja na redução de tempo ou de custo, entre outras possibilidades.

Ricardo A. M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, professor de programas de pós-graduação em conceituadas instituições de ensino, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.

Além das dicas que apresentamos no post de hoje, quais outras você acredita serem importantes na prática da gestão de projetos? Deixe sua contribuição aqui nos comentários. Participe!

 

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