Consequência de uma má gestão de tempo

Se você já se pegou precisando cumprir uma série de tarefas e terminando o dia com várias delas inacabadas, então já sofreu com a má gestão do tempo. Além de uma gestão com erros diminuir a sua produtividade, ela pode atrapalhar o seu alcance de metas e objetivos. Para que você consiga usar melhor o seu tempo, conheça a seguir os 5 erros comuns na gestão do tempo e saiba como evitá-los.

Não se organizar

Uma gestão do tempo de sucesso se baseia fortemente em uma organização de qualidade. Sem ela, você vai perder muito tempo procurando o que deve ser feito e os recursos que serão utilizados, o que leva a uma queda de produtividade. Para não cair nessa armadilha comece se organizando e planejando, como ao conhecer tudo o que você tem que fazer no dia. Dessa maneira, há mais chances de garantir que a gestão seja otimizada.

Não definir prioridades

Querer fazer tudo ao mesmo tempo é uma das formas mais garantidas de não conseguir fazer nada corretamente. Ao não definir prioridades você também se sujeita à possibilidade de não cumprir com prazos por ter dado importância demais a tarefas menos urgentes. O ideal é categorizar as suas tarefas segundo a ordem de importância. Projetos urgentes e importantes passam na frente dos simplesmente urgentes. Já projetos importantes vêm logo atrás, seguidos dos que não são importantes e não são urgentes.

Desconhecer o tempo necessário para cada tarefa

O tempo para realização de uma tarefa depende de uma grande quantidade de fatores e nem sempre eles são previsíveis. Mesmo assim, é preciso ter uma ideia do tempo médio que você demora a completar certas tarefas. Se normalmente ler e-mail é uma tarefa que te toma apenas 5 minutos, você pode incluí-las em pequenos intervalos. Porém, se o fluxo de mensagens é tão grande que você precisa de no mínimo meia hora, será necessário abrir um espaço maior na agenda. Quando você desconhece esse tempo, fica mais difícil planejar sua agenda de modo a cumprir com todas as obrigações. Por isso, encontre meios de monitorar o tempo das suas tarefas em um dia padrão e faça uma média dos tempos para planejar melhor.

Ignorar a possibilidade de imprevistos

Exatamente devido ao fato de os fatores não serem sempre previsíveis é que você erra ao não levar isso em conta. Uma tarefa pode se mostrar mais complicada do que parecia ou uma necessidade de retrabalho pode surgir. Embora não sejam situações ideais, elas vão exigir algum tempo extra no seu dia. Por isso, a melhor forma de fazer uma gestão realmente robusta é sempre deixando algum espaço destinado a atrasos, erros e necessidades urgentes que surgem.

Procrastinar

A procrastinação está presente na vida da maioria das pessoas. Ela surge em forma de checagens constantes nas redes sociais, assim como de tarefas excessivamente prolongadas. Distrações não são imprevistos, mas, sim, hábitos que atrapalham completamente a sua agenda. Por isso, evite procrastinar e deixar para depois o que pode — ou deve — ser feito o quanto antes. Para diminuir as chances de isso acontecer, aposte em pequenas pausas de descanso e de distração programada para conseguir uma gestão mais efetiva.

Ao entender esses erros, identificá-los em sua rotina e agir para mudá-los, a sua gestão do tempo será muito mais efetiva, assertiva e terá mais qualidade em geral. Para acertar em cheio nesse processo, conheça também o curso de Administração do Tempo e veja como ele pode te ajudar.

Ricardo A. M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, professor de programas de pós-graduação em conceituadas instituições de ensino, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.

 

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