Os prejuízos de se acreditar que softwares para gerenciamento de projetos diminuem a necessidade de se aprender sobre gestão

As empresas utilizam uma quantidade crescente de tecnologia em seus processos. Com o controle de projetos, isso não é diferente, especialmente porque essas tarefas são complexas e importantes para o negócio.

Com o surgimento de opções de software de gestão de projetos, também foi criada a ideia de que ferramentas automáticas e robustas podem fazer tudo por conta própria. A verdade, entretanto, é que ignorar a necessidade de aprender sobre gestão traz efeitos muito indesejados para o negócio.

Por isso, continue lendo e saiba quais são os prejuízos dessa abordagem!

Como funciona um software de gestão de projetos?

Há diversas soluções de tecnologia que prometem ajudar no controle e na gestão de projetos. Há aplicativos, sites e, como é mais recorrente, softwares. Esses incluem plataformas que podem ser acessadas de maneira móvel, trazendo controle de qualquer lugar.

O comum é que um programa para gerenciar projetos realize duas funções: automatize processos e centralize dados. Assim, elaborar um escopo ou um orçamento e acompanhar o andamento tende a ser mais fácil.

As ferramentas para controle de projetos prometem descomplicar o acompanhamento do andamento versus prazo e orçamento, das áreas com maiores erros ou que estão com maior atraso e assim por diante.

Muitas, inclusive, oferecem soluções personalizadas ou semi-customizadas para os empreendimentos.

Por que eles não substituem o conhecimento em gestão?

Contudo, as ferramentas de gerenciamento de projetos simplesmente não conseguem substituir a atuação humana. Por melhor que seja o recurso, ele ainda é um algoritmo, de capacidade limitada e que, de uma forma ou outra, oferece efeitos padronizados.

É somente com a atuação de um gestor que tudo passa por um processo intenso e completo de análise, favorecendo os resultados.

Mesmo assim, muitas empresas e profissionais acham que os softwares são substitutos perfeitos. Assim, ignoram a importância de recorrer a um maior conhecimento de gestão, deixando de lado o caráter humano da percepção e do controle desses elementos.

Quais os erros ao não usá-los apenas como apoio?

Por mais útil que seja, um programa para gerenciar projetos deve ser usado como uma ferramenta de apoio. Ele serve para facilitar o trabalho e para trazer maior eficiência, mas não é ele que realiza as tarefas mais difíceis.

Com isso, contar apenas com essas ferramentas pode gerar graves consequências para o negócio e para o desenvolvimento das etapas, em geral.

Entre os principais prejuízos possíveis, estão:

  • Perda de controle e de dinamismo

Quando não há atuação por parte do gestor, é difícil acompanhar os resultados. , o acompanhamento não é completo.

Ou seja, não há uma interpretação dos resultados, sobre o que significa 25% de conclusão em relação a 50% do orçamento gasto, por exemplo.

Em alguns projetos, isso pode significar atraso ou gastos excessivos, mas em outros, é totalmente normal. Com a mera definição de parâmetros, o software, em geral, não é capaz de interpretar as diferenças.

Sem tanto controle, há uma diminuição no dinamismo. O tempo de resposta fica prejudicado, até porque se antecipar às ações é mais difícil.

  • Falta de identificação de oportunidades

Já que há um prejuízo quanto às respostas, também passa a ocorrer uma falta de aproveitamento de oportunidades.

É mais complexo vislumbrar boas opções de desenvolvimento, já que as ferramentas para controle de projetos trabalham a partir de parâmetros pré-definidos.

Então, somente um gestor é capaz de identificar a possibilidade de remanejar equipe para um setor para evitar atrasos ou novas possibilidades para diminuir os custos, por exemplo. Sem sua atuação, todas essas chances são ignoradas.

  • Perdas na comunicação interna

Um dos fatores de sucesso para o gerenciamento desse tipo é a comunicação. Graças a ela, o time sabe o que está sendo feito, o que ainda falta ser realizado e assim por diante.

Contudo, trata-se de algo que, via de regra, tem que ser estimulado pelo gestor, já que é ele quem coordena todas as ações.

Com o uso exclusivo de software de gestão de projetos, é comum que o time perca a motivação para trocar dados e informações. Isso não apenas prejudica o aprendizado de todos sobre a realização, mas ainda aumenta as chances de ruídos, erros e retrabalhos.

Além disso, há prejuízos para a integração e coesão de equipes, o que pode prejudicar futuros projetos.

  • Falta de cumprimento dos prazos de entrega

Mesmo um pequeno erro ou a falta de aproveitamento de uma oportunidade podem levar à perda do prazo de entrega.

Ainda que pareça paradoxal, já que a automação tem o princípio de diminuir o tempo de realização, não é raro que o uso exclusivo das ferramentas de gerenciamento de projetos comprometa o prazo.

Isso porque o tempo de resposta cai e a correção de erros, depois de algum período, fica mais difícil porque requer que um número maior tarefas sejam refeitas.

Assim, não é incomum que um totalmente automatizado seja entregue após aquele que conta com os conhecimentos e com a experiência de um gestor.

  • Aumento dos custos

Se um projeto gasta um período maior para ser concluído, então ele também custa mais. Há maior uso de mão de obra, desperdício de recursos e até multas previstas em contrato.

Isso compromete a rentabilidade e a lucratividade e aumenta as chances de haver o estouro no orçamento. Além de tudo, cai o retorno sobre o investimento no programa para gerenciar projeto.

  • Diminuição da credibilidade

Quem também sofre impactos é a credibilidade, tanto no âmbito externo quanto no interno. Em relação aos clientes, projetos que demoram ou que gastam além do previsto, normalmente, geram insatisfação.

Com isso, a empresa pode ser vista como uma opção menos viável para realizar próximos trabalhos.

Além disso, a confiabilidade interna também cai. A equipe fica menos confiante e os outros times têm uma percepção piorada de quem entrega projetos fora do escopo e do planejamento apresentados.

  • Redução da qualidade final

A ocorrência de qualquer um desses efeitos — ou, pior ainda, de todos eles — é capaz de diminuir a qualidade de entrega ao cliente. Pode acontecer de o resultado não ser como o esperado, levando à insatisfação.

Note que nenhum desses pontos é culpa do software de gestão de projetos, por si só. Eles são ferramentas úteis, mas apenas desse jeito: como instrumentos e não como gestores.

Portanto, o grande causador desses cenários é a falta de gerenciamento por parte de um profissional competente.

A busca de conhecimento sobre gestão de projetos continua mais relevante do que nunca e, portanto, não é possível abrir mão da mão de obra humana por causa da tecnologia.

O que você pensa sobre esse assunto? Conte suas opiniões nos comentários e participe!

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