Por consumirem muitos recursos, os projetos precisam ser estruturados e acompanhados do jeito certo. Por isso, ter uma gestão de projetos adequada e assertiva é fundamental para o andamento do negócio. Se for feita da maneira correta, essa gestão gera competitividade, economia e crescimento para o negócio. Se você quer saber o que é necessário para obter tais resultados, conheça a seguir os cuidados indispensáveis para uma boa gestão de projetos!

Defina um escopo para o projeto

O escopo do projeto é uma das partes mais importantes para uma boa gestão. Ele funciona como se fosse o esqueleto do projeto e demonstra tudo o que precisa ser feito e como deve ser feito. Inicialmente ele deve ser discutido com a equipe e também aprovado com o cliente. Isso alinha expectativas e todos os envolvidos sabem o que devem fazer e/ou o que esperar. Além disso, o escopo é a base para o planejamento sequente.

Estabeleça metas, indicadores e prazos

Quanto ao planejamento, é preciso ter três coisas muito bem definidas: metas, indicadores e prazos. As metas indicam qual é o objetivo de cada etapa do projeto e o que carece de ser alcançado pelas ações realizadas. Os indicadores são responsáveis por medir o andamento do projeto e do alcance das metas. O valor gasto, por exemplo, é um indicador, assim como a taxa de tarefas que precisaram ser refeitas. Não menos importante, toda tarefa precisa ter um prazo. Isso garante uma boa gestão de projetos e que é o mais eficiente possível.

Delegue responsabilidades

Também é importante delegar responsabilidades. Centralizar tudo na figura do gestor não é benéfico, porque sendo apenas um você não conseguirá dar conta de tudo e nem atender a todas as demandas. Assim, é preciso dar funções para cada pessoa e garantir que todo mundo saiba exatamente o que e como deve ser feito. Assim, fica mais fácil gerenciar o andamento de atividades em vez de ter que cuidar de cada detalhe.

Analise os riscos de maneira prévia

Por melhor que um projeto seja ou por mais fácil que pareça, ele sempre possui riscos. O fornecedor pode não entregar um material a tempo ou o cliente pode recusar uma etapa quando o prazo já estiver estourando, por exemplo. Essa análise prévia, portanto, traz mais segurança para a gestão, que consegue ter mais visibilidade sobre o que pode prejudicar os resultados. De posse desse conhecimento é possível e recomendado que seja organizado um plano alternativo para as etapas mais cruciais, de modo que o projeto possa ter a continuidade adequada caso algo saia do planejamento.

Evite sair do planejamento

Por falar nisso, o recomendado é que você evite sair do planejamento. A menos que ocorra uma mudança muito drástica que precise ser implementada a todo custo, é muito importante ater-se ao planejamento. Ao mudar os indicadores no meio do projeto ou ao modificar prazos sem que haja uma urgente necessidade, por exemplo, você prejudica os resultados finais. Ao fazer isso, no mínimo a análise final ficará comprometida e a gestão não terá sido efetiva por ter sido feita no improviso.

Uma boa gestão de projetos é pautada em um excelente planejamento, capaz de delimitar funções, prazos, indicadores e também de observar riscos de modo prévio. Com isso, a gestão se torna mais assertiva e os resultados positivos são obtidos mais facilmente.

Ricardo A. M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, professor de programas de pós-graduação em conceituadas instituições de ensino, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.

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