Produtividade em baixa

A produtividade é um dos maiores desafios de boa parte dos brasileiros (saiba mais) e os números revelam isso. Segundo o Conference Board, um trabalhador norte-americano produz o equivalente à produção de quatro brasileiros. Para vencer esse desafio — ainda que parcialmente — um dos maiores segredos está na administração de tempo. No artigo a seguir, você vai entender como melhorar a sua produtividade através da administração de tempo. Confira!

Lista as tarefas

Para administrar o tempo corretamente duas coisas são inicialmente necessárias: saber o que precisa ser feito e quanto tempo há disponível. Por isso, para ganhar em produtividade você deve se preocupar em começar listando as tarefas. Organize tudo o que você tiver para fazer, inclusive as menores coisas, e estabeleça em qual período de tempo elas devem ser realizadas. Isso vai aumentar sua produtividade por você não ter que ficar perdendo tempo sobre o que fazer a seguir.

Organize-as por prioridade

Embora listar as tarefas seja importante, isso não é o bastante, já que há tarefas mais importantes do que outras. Dessa forma, você deve organizar tarefas por prioridade. As que tiverem prazo mais urgente devem estar no topo da lista, seguidas daquelas que devem ser finalizadas ainda no dia ou tão logo quanto possível. As tarefas que ainda possuem alguma margem até vencerem ficam por último. Se todas as tarefas tiverem prazos iguais ou parecidos, elas devem ser priorizadas por dificuldades: as maiores e mais complexas vem sempre à frente, enquanto as mais simples são deixadas para depois. Qualquer coisa que puder ser resolvida no exato instante de análise deve ser feita.

Limite as distrações

Redes sociais, telefonemas e pausas imprevistas estão entre as maiores distrações e que matam a produtividade. Por isso, a administração do tempo também deve ser sinônima de limitação de distrações. O foco exclusivo no trabalho também é importante para aumentar a assertividade das ações e eventualmente faz com que a tarefa seja cumprida antes mesmo do esperado.

Faça intervalos

Um erro muito comum entre quem administra o tempo em busca de produtividade é o de achar que isso significa trabalhar ininterruptamente. A verdade, entretanto, é que essa atitude pode ser tão ruim quanto procrastinar. Além de prejudicar a motivação, o trabalho sem intervalos tende a render menos devido à própria estafa mental. Buscar soluções é mais difícil quando se está imerso no problema e pensar com clareza é menos simples depois de uma sequência de ações. Por isso, é importante que sua administração de tempo contemple algumas pausas rápidas após um determinado tempo de trabalho, pois isso aumenta a produtividade.

Tenha flexibilidade

Muitos planos de administração do tempo dão errado graças a um fator: a falta de flexibilidade. Por mais que você se planeje, uma tarefa pode demorar mais do que o esperado ou uma demanda urgente pode surgir. Quando sua administração de tempo não leva isso em consideração, encaixar essas novas necessidades é sinônimo de causar confusão em todo o resto, diminuindo a produtividade. Por isso, na hora de calcular o tempo para cada tarefa e de definir horários é sempre importante ter situações imprevistas em mente.

Sua produtividade pode ser elevada através da administração de tempo se você seguir passos simples como listar tarefas ou fazer intervalos. Assim, você vai conseguir fazer mais tarefas do jeito certo em menos tempo, melhorando o seu rendimento.

Ricardo A. M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, professor de programas de pós-graduação em conceituadas instituições de ensino, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.

Quais são seus maiores desafios na administração de tempo?

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