Utilize a Comunicação a seu Favor

Sempre que somos procuradas como consultoras, via de regra, notamos nas empresas uma preocupação emergente e recorrente: aumentar a produtividade de suas equipes de Vendas e/ou melhorar a  qualidade e produtividade do Atendimento ao Cliente.
Esta visão organizacional faz com que a queixa inicial leve a uma solução imediatista, tal como: treinamento em técnicas de vendas, técnicas de atendimento e trabalhos motivacionais.
No entanto, ao fazermos o levantamento de necessidades para elaboração de um diagnóstico, geralmente, chegamos à seguinte conclusão: o maior problema não está na falta de treinamento, mas sim na falta de conhecimento e comprometimento quanto a uma meta comum. Muitas vezes, constatamos que a missão e os objetivos da empresa não são claros nem mesmo para os principais gestores.
Em outras, detectamos uma deficiência no clima organizacional que não favorece o trabalho em equipe. Nestes casos, o conhecimento das habilidades de cada membro do grupo, o compartilhar conhecimento, as execuções consistentes das tarefas se mostram altamente comprometidos.
Este quadro nos remete a um trabalho inicial que envolve principalmente os processos de comunicação dentro das empresas. Queremos, neste artigo, fazer uma reflexão sobre como podemos contribuir para melhorar a nossa performance e de nossas equipes através do conhecimento e de uma comunicação eficaz.
A comunicação é um evento comum nas atividades humanas. Sentimos sua presença e necessidade nas relações familiares, comunitárias e de trabalho. Vamos refletir um pouco sobre a famosa frase do Velho Guerreiro (Chacrinha): “Quem não se comunica, se trumbica”.  Como anda a sua comunicação? Você tem se comunicado ou se trumbicado com a sua equipe e seus clientes externos e internos?
Quando fazemos essa pergunta, é muito comum ouvir como justificativa: “a comunicação está comprometida porque nos faltam ferramentas adequadas”, ou, “dependemos de outros departamentos. Se eles não nos ajudam como poderemos melhorar a comunicação com os clientes?”.
Não reaja, aja!!! Comece por você. Estabeleça uma sintonia entre você e sua equipe. Defina uma meta comum. Inicie o processo de comunicação certificando-se se todos os membros de sua equipe estão dançando a mesma música, ou seja, se estão “de acordo” e buscam os mesmos objetivos e metas.
É importante lembrar-se que as metas estabelecidas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, razoáveis e oportunas. Isto facilitará a comunicação e o comprometimento do time com seu objetivo.
Estabelecido o vínculo e definidas as metas, é importante conhecer os pontos fortes e fracos de cada membro de sua equipe para saber que contribuição cada um poderá dar para atingir o alvo.
Neste processo, o feedback é uma ferramenta essencial para se ter o conhecimento da equipe e, para se obter o melhor resultado, como qualquer outra ferramenta, deve ser utilizado de forma adequada. O elogio ou a crítica por si só, não basta. É preciso compartilhar responsabilidades e conhecimento.
Para comunicar-se efetivamente é necessário levar em conta três aspectos fundamentais da mensagem: o que você fala tem um peso muito pequeno, comparado ao seu tom de voz e expressões corporais e faciais. Você pode utilizar as mesmas palavras tornando a crítica construtiva ou até denotar um sarcasmo, dependendo da entonação da voz. O segundo aspecto refere-se ao saber ouvir: limite a sua própria fala, concentre-se ao máximo e preste atenção às reações (verbais e posturais), peça retorno para certificar-se de que está entendendo o conteúdo da mensagem, demonstre que sua atenção está voltada para o seu interlocutor (meneie a cabeça e procure olhar de frente as pessoas). O último aspecto é saber perguntar eficazmente: faça perguntas abertas para poder colher o maior número de informações, não pré-julgue, ofereça soluções através de sugestões que possibilitem o interlocutor a refletir e optar pela melhor solução.
Diante do exposto, fica a sugestão para que você analise e reflita como anda sua comunicação no âmbito pessoal e profissional. Considere estas dicas como os primeiros passos para integrar melhor sua equipe, mantê-la motivada e comprometida com os objetivos e resultados de sua empresa. Automaticamente você sentirá uma sensível melhoria na qualidade de suas relações interpessoais.

Norma Thuha e Rosangela Barros