Cuidar do controle de caixa de um negócio é tarefa indispensável para o sucesso. Nesse sentido, a importância de um bom fluxo de caixa merece destaque.
É graças a essa ferramenta que a empresa consegue acompanhar todas as movimentações, inclusive se preparando para o futuro. Com as finanças em dia, fica mais simples se desenvolver.
Entretanto, mesmo sabendo isso e como fazer fluxo de caixa, ocorrem erros que comprometem o desenvolvimento organizacional nesse sentido. Como reconhecer as falhas é o melhor jeito para evitá-las, veja quais são os erros comuns e quando eles acontecem.
Não identificar as movimentações
A tarefa de como fazer fluxo de caixa se baseia no registro das entradas e saídas financeiras do negócio. Porém, são muitas as fontes de receitas e despesas.
Uma receita pode vir da venda de um produto à vista, assim como do pagamento a prazo ou até de um inadimplente. Também tem a possibilidade de surgir como retorno de um investimento ou pela obtenção de um capital financiado.
Com as despesas, é a mesma coisa. As saídas financeiras podem acontecer devido ao pagamento de fornecedores, financiamentos ou até por imprevistos.
Ao somente registrar o que entra e o que sai, é difícil identificar as origens de cada transação. Isso diminui a capacidade do negócio de visualizar oportunidades e ameaças, prejudicando o controle financeiro.
Portanto, é fundamental criar categorias, de modo a saber para onde os recursos estão indo, de fato.
Inserir informações pouco claras
Na pressa de registrar as movimentações, é comum que alguns gestores usem abreviações. O grande problema é que elas não são claras para todo mundo e até o próprio profissional talvez não saiba do que se trata.
Apontar uma saída como “adt. for. 1 + ped.” pode não significar muita coisa na hora de avaliar o fluxo de caixa. Nesse exemplo, a movimentação diz respeito a um “adiantamento ao fornecedor um devido à previsão de alta de pedidos”.
Com informações pouco claras, a comunicação entre os vários profissionais de finanças sai prejudicada e mesmo a análise única corre o risco de não ser efetiva.
Portanto, o melhor é investir em fazer um registro explicado e detalhado, de modo que não restem dúvidas.
Registrar entradas que ainda não existem
Um dos erros no gerenciamento financeiro diz respeito aos prazos das operações. Isso porque, no Brasil, é muito comum realizar vendas a prazo, seja pelo cartão de crédito ou por parcelamento interno.
Porém, é frequente que as vendas desse tipo sejam registradas já no controle de caixa, como se o dinheiro estivesse na empresa. O maior risco disso é a inadimplência: quando o cliente não paga, o empreendimento encontra dificuldades porque estava contando com um valor que não chega.
Por isso, é fundamental não registrar entradas que ainda não existem nas finanças. Se um produto de R$ 900,00 foi vendido em 3 vezes e a primeira parcela foi paga no ato da compra, o lançamento será de apenas R$ 300,00 — e não de R$ 900,00.
Os R$ 600,00 só deverão ser registrados, em duas vezes, quando o cliente fizer o pagamento nos dois meses seguintes.
Assim, o negócio tem uma visão completa e dinâmica de quanto dinheiro há, de fato, disponível.
Dar pouca atenção aos detalhes
Saber como fazer fluxo de caixa inclui registrar todas as movimentações — e isso precisa ser seguido à risca. Não é porque um pagamento foi de apenas R$ 50,00 ou R$ 100,00 que ele pode ser ignorado, ainda que ele faça pouca diferença no resultado.
Se a intenção é ter uma visão completa e relevante do dinheiro do negócio, então todos os detalhes importam. Ao cometer o erro de deixar alguns pontos de fora, a principal consequência é que o registro deixa de ser tão efetivo ou correspondente à realidade.
Além disso, muitos “detalhes” se acumulam ao longo do tempo e, em médio e longo prazo, significam grandes quantias.
Se a empresa gasta R$ 10,00 ao dia com uma pequena tarefa, isso pode parecer pouco. Porém, basta pensar que, em 10 anos, esse valor corresponderá a, no mínimo, R$ 24 mil.
Portanto, é fundamental ser diligente e registrar absolutamente tudo que entra e sai, financeiramente falando, do negócio.
Realizar o registro e a avaliação com pouca frequência
Um bom controle de caixa é feito com muita visibilidade e dinamismo. Ele permite que a gestão identifique oportunidades e riscos com muita antecedência, de modo a agir com precisão e chances de sucesso.
Contudo, isso só é possível quando o espaço de tempo entre os lançamentos e as análises é curto o suficiente. Ou seja, não adianta querer fazer o fluxo de caixa somente no final da semana ou, pior, apenas no fim do mês.
Além de aumentar as chances de deixar detalhes de lado, é uma ação que diminui a capacidade de resposta da gestão financeira. Como resultado, a ferramenta se torna muito menos útil.
Para lidar com a questão, é indispensável que o fluxo de caixa seja feito todos os dias. Idealmente, os registros devem acontecer assim que as movimentações se concretizam, de modo a permitir uma atuação bastante específica.
Não centralizar as informações
Como visto, um empreendimento pode ter diversas fontes de gastos e de recebimentos. Com isso, a coleta de informações normalmente precisa ser feita em partes, de modo que cada área tenha uma análise consistente.
A dificuldade surge se as informações não são centralizadas e unificadas. É o que ocorre quando várias planilhas são utilizadas, mas não há um resultado único para toda a empresa.
Esse é um dos erros no gerenciamento financeiro justamente porque diminui a visibilidade sobre o dinheiro. Sem uma visão holística, é difícil compreender o comportamento dos recursos e quais são as possibilidades.
Além de tudo, é algo que prejudica a comunicação interna e os demais profissionais e gestores passam a entender menos sobre essa questão.
Para contornar essa falha, o melhor é buscar recursos, como plataformas e softwares, que permitam a centralização das informações.
Além de saber como fazer fluxo de caixa, é importante ter atenção a esses erros no gerenciamento financeiro. Assim, a atuação ganha um reforço fundamental, rumo ao sucesso no mercado.
