Executar um processo com maestria é algo benéfico para todos os envolvidos. Além de mais motivados, os profissionais que fazem parte de um projeto de sucesso ganham experiências positivas e a empresa também sai ganhando. Embora cada projeto tenha suas próprias características, aqueles que dão certo guardam alguns segredos em comum. Para colocá-los em prática, veja a seguir 4 dessas chaves para o sucesso de um projeto.

Todas as etapas do projeto devem ser documentadas

Para ter sucesso, um projeto deve ser esmiuçado no planejamento para que todos saibam exatamente o que é esperado, o que deve ser feito e o que deve ser evitado. Criar e, principalmente, documentar um escopo com todas as etapas do processo é uma das etapas mais importantes para o sucesso. A criação do escopo garante que o projeto seja destrinchado para que suas partes cruciais sejam compreendidas. A documentação, por sua vez, garante que a informação não sofra com ruídos de comunicação. Quanto mais complexo é o projeto, mais importante essa etapa se torna.

Planos de contingência ajudam com as mudanças

Não é improvável que um projeto mude de panorama depois de sua execução ter início. Mudanças na equipe, no mercado ou nos fornecedores são fatores que podem afetar o andamento. Se não houver uma atitude rápida e assertiva, o sucesso pode ser comprometido. Por isso, ainda no planejamento o ideal é planejar diferentes cenários, do mais otimista ao mais pessimista e criar planos de contingência para cada um deles. Assim, a equipe saberá como lidar com praticamente qualquer mudança que possa acontecer.

Responsabilidades e prazos devem ser bem definidos

Cada pessoa participante do projeto, por menor que seja a sua colaboração, precisa saber exatamente o que precisa fazer, como deve fazer e em quanto tempo. Quanto mais conscientes as pessoas estão do seu papel dentro do projeto, mais motivadas elas ficam. Além disso, essa delegação clara de responsabilidades ajuda na produtividade porque evita dúvidas, erros e retrabalhos.

Reuniões precisam ser feitas, mas sem exageros

O projeto precisa ser acompanhado de perto com a ajuda das ferramentas adequadas. Conhecer a quantidade de recursos que foi gasta versus a quantidade que ainda falta a ser concluída do projeto, por exemplo, é uma forma de manter um controle adequado. Além disso, as reuniões também são benéficas, já que nelas a equipe pode relatar suas principais dificuldades e dúvidas sobre o projeto, além de alinhar expectativas. Ao mesmo tempo, reuniões demais geram muitas interrupções na execução, o que acaba atrasando o projeto como um todo.Por isso, um projeto de sucesso realiza reuniões periódicas, mas não exagera na quantidade de interrupções para evitar a perda de produtividade.

Colocar esses segredos em prática na execução de um projeto é uma atitude que aumenta consideravelmente as chances de que ele obtenha sucesso. Por isso, analise muito bem cada uma dessas recomendações e considere aplicá-las no próximo projeto se você ainda não o faz. O ganho de conhecimento contínuo também ajuda no sucesso dos projetos. Por isso, aproveite para também conhecer o curso de Gestão de Projetos.

Ricardo A. M. Barbosa é diretor executivo da Innovia Training & Consulting, professor de programas de pós-graduação em conceituadas instituições de ensino, Consultor em Gestão de Projetos há 15 anos e já atuou como executivo em grandes empresas como Ernst & Young Consulting; Wurth do Brasil; Unibanco; Daimler Chrysler.

 

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